امروزه، سرعت تحولات در حوزه فناوری اطلاعات به گونه ای است که اکثر متفکران، متحیرانه به آن می نگرند و سعی در ارزیابی، سنجش و مرزبندی حدود اثرگذاری در آن دارند. گرچه تأثیرات این فناوری در حوزه علوم مختلف، شکوفایی و رونق غیرقابل وصفی به تعاملات علمی جهان بخشیده، اما نگرانی هایی را نیز در حوزه های مختلف اجتماعی و منابع انسانی در پی داشته است. یقیناً کسانی که در این حوزه فعالیت دارند و استفاده از این فناوری را به دیگران پیشنهاد می کنند، خود نیز متأثر از این تغییرات سریع بوده و الزاماً باید راهکارهایی جدید برای بهبود عملکرد و جلوگیری از خطرات احتمالی را بررسی کنند و راه حل هایی صحیح و کاربردی را با هدف تصمیم سازی و سیاست گذاری برنامه ریزان و مدیران سازمان ها ارائه دهند. مدل های مدیریت پروژه، امروزه امری کاملاً حرفه ای بوده و بر شاخص های کیفی و خلاقیت تأکید دارد.

فناوری اطلاعات، درواقع محور توسعه کشورها و ملاک عمل سازمان های پیشرو و موفق است. موفقیت در این حوزه، به موفقیت پروژه های خرد و کلان فناوری اطلاعات بستگی دارد و این موفقیت به دست نخواهد آمد مگر اینکه به تمامی جوانب امر بویژه ارزشمندترین رکن آن یعنی منابع انسانی توجه شود. از آنجا که خط مشی های مربوط به منابع انسانی در پروژه ها، همواره در حال تغییر است، لاجرم نقش های مدیران پروژه های فناوری اطلاعات نیز در این خصوص تغییر می کند. در این مقاله، ضمن مرور برخی چالش ها درحوزه فناوری اطلاعات و منابع انسانی، به عوامل مؤثر بر موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات نظیر ضرورت طراحی مجدد شغل، توجه بیشتر به ویژگی های شخصیتی افراد در فرایند استخدام، نقش آموزش در توسعه و گسترش پروژه های فناوری اطلاعات و ... توجه شده است.

این پژوهش بر آن بوده که درخصوص عوامل مؤثر بر بهبود عملکرد کارکنان حوزه فناوری اطلاعات یک بخش دولتی که مجری پروژه های فناوری اطلاعات سازمان خود هستند، از سه منظر عوامل فردی، شغلی و سازمانی توجه کند که از منظر این کارکنان به ترتیب: عوامل فردی، سپس عوامل شغلی و در نهایت عوامل سازمانی در موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات مؤثر بوده اند. نکته قابل توجه این است که کارکنان در عوامل مؤثر بر بهبود عملکرد، تلویحاً به نقش های اساسی منابع انسانی مدیران پروژه های فناوری اطلاعات اشاره کرده اند.

● اهمیت موضوع

نقش مدیر، مربیگری و کارآفرینی است و به همین دلیل، مدیری که در گذشته بسادگی می توانست در هرجایی و با هر رشته ای مدیریت کند، امروزه کاملاً باید حرفه ای و در سطح عالی ظاهر شود و بتواند کار کردن با انسان ها را بلد باشد. به همین علت، مدیر باید دیدی جهانی نسبت به مسائل و موضوعات داشته باشد. این نگرش در حوزه مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات، بسیار پررنگ تر است.

مدیر پروژه فناوری اطلاعات باید دقت کند که با رعایت نقش های اساسی خود، موجبات رشد و تعالی پروژه را به وجود آورد و بداند که اگر به هر دلیلی این نقش ها بخوبی ایفا نشوند، می توانند موجبات شکست پروژه را فراهم آورند. مدیران پروژه های فناوری اطلاعات، گاهی خود نقش های اساسی را برعهده می گیرند و گاه از متخصصان مدیریت منابع انسانی در این خصوص کمک می گیرند. پس توجه به نکات ذیل امری ضروری است (شارین و همکاران، ۲۰۰۳):

- توجه به راهبردهای اصلی پروژه و تنظیم آنها با اصول مدیریت منابع انسانی و اجرای بموقع آنها

- توجه به ساختار سازمانی که انجام پروژه را برعهده گرفته است و طراحی و ارائه روندهای مؤثر منابع انسانی برای جذب کارمند، آموزش و غیره

- مدیریت مشارکت کارکنان که در آن نقش، مدیران پروژه های فناوری اطلاعات تلاش می کنند تا از طریق «نقش حمایت از کارمند» تعهد و قابلیت کارمندان را افزایش دهند. آنها مشارکت کارمندان را با تهیه امکاناتی برای کارمندان اداره می کنند.

- ایجاد ظرفیت های لازم برای تغییر و تبدیل در پروژه های فناوری اطلاعات با رعایت اصول فرهنگی سازمان.

همچنین، در پژوهشی که در بانک های ژاپنی صورت گرفت، مشخص شد که برای به دست آوردن حداکثر منافع باید توانایی های فناوری اطلاعات و منابع انسانی را به طور کارامدتری مدیریت کرد (فردیک ویلیلام و شریستا پریتام، ۲۰۰۳). مدیران یا بازیگران نقش متخصصان منابع انسانی، با توجه به این نکات درواقع فعالیت های راهبردی را اداره کرده، به ایجاد سرمایه انسانی کمک می کنند و موجبات توسعه این منابع را فراهم می آورند.

برخی عوامل مؤثر بر موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات از دیدگاه صاحب نظران عبارتند از:

توجه به ویژگی های شخصیتی در استخدام اعضای تیم پروژه: اولین اقدام در حوزه مدیریت منابع انسانی، استخدام و تأمین نیروی انسانی است که اگر درست انجام نشود، حضور افراد نامناسب در پروژه، باعث ایجاد مشکلاتی آشکار و نهان خواهد شد. لذا باید به ویژگی های شخصیتی فرد، توجه کرد (میرساسی، ۱۳۷۸). در سازمان های فناوری اطلاعات، استخدام افراد شایسته کاری بسیار بااهمیت است. افرادی برای همکاری در پروژه های فناوری اطلاعات مناسب هستند که «خود کنترل» و مسئولیت پذیر باشند (رجب بیگی، ۱۳۸۳). مثلاً اگر شخصیت شما متناسب با شخصیت یک متخصص فناوری اطلاعات باشد، در زمینة مسائل ارتباطی (حس کردن مسائل) ضعیف تر و در تصمیم گیری (صلاحیت قضاوت) قوی تر هستید. بیشتر متخصصان فناوری اطلاعات، افرادی درون گرا هستند که اغلب فاقد مهارت های ارتباطی با موارد ذیل هستند:

▪ مهارت های پشتیبانی: عملکرد دوستانه و ملاحظه کارانه، صبور بودن، همدلی با افرادی که ناراحتی یا نگرانی دارند و پشتیبانی از آنها، گوش کردن به شکایات و مشکلات و توجه به علایق افراد

▪ آموزش و راهنمایی: ارائه تعلیمات و نصایح مفید، فراهم آوردن زمینه برای تسهیل آموزش مهارت ها به یک فرد، کارآفرینی و بهبود مشاغل

▪ مدیریت برخوردها و تیم سازی: حل و فصل برخوردها و اختلافات، تشویق افراد به کار گروهی و شناسایی واحدهای کاری

▪ شبکه سازی: برقراری ارتباط غیررسمی با افراد، ارتباط با کسانی که اطلاعات خوبی دارند، حفظ روابط دوره ای مانند ملاقات ها، تماس های تلفنی، مکاتبات و حضور در جلسات و رخدادهای اجتماعی.

بسیاری از مشاوران برجسته سیستم های اطلاعاتی بر این باورند که ۸۰ درصد از مدیریت پروژه، ارتباط است. آنها اشتباه نمی کنند زیرا ارتباط مؤثر یکی از شرایط اساسی هر پروژه ای است و فقدان آن حتی هنگامی که پروژه، شالوده فنی محکمی دارد، اغلب به شکست منجر می شود (دیوید یاردلی، ۱۳۸۴، ص ۲۰۵ و ۲۳۰). مدیران فناوری اطلاعات باید ضمن طراحی ساختار ارتباط مؤثر، برای حفظ آن کوشش مؤثری داشته باشند و همچنین هنگام استخدام افراد برای پروژه ها، به ویژگی های شخصیتی آنها توجه کامل داشته و از آنها در جایگاه هایی مناسب استفاده کنند.

▪ توانایی فنی کارکنان: افزایش سرمایه گذاری در زمینه فناوری اطلاعات، ارتباط مهمی با رشد عمومی در زمینة استفاده از دانش بالا و نیاز به کارکنان با دانش پیشرفته دارد (شارلوت.وی.کو، ۱۳۸۴). به بیانی دیگر، یکی از دلایل عمده موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات، توانایی فنی افردی است که در آن پروژه کار می کنند (دیوید یاردلی، ۱۳۸۴، ص ۲۳۲). در کشور ما نیز موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات عمدتاً مرهون توانایی های فنی کارکنان پروژه هاست. مشکل اصلی در این مسیر، حفظ و نگهداری کارکنان دارای توانایی های فنی بالا و توسعه توانایی های آنهاست.

▪ حقوق و دستمزد کافی: سوال این است که چگونه می توانید نیروی کار ماهر فناوری اطلاعات را در پروژه خود نگهدارید، بدون اینکه به فکر افزایش حقوق او باشید؟ این امر مسلماً امکان پذیر نیست، چون با وجود کمبود بسیاری از مهارت های فناوری اطلاعات در سراسر جهان، همیشه سازمان هست که حاضر باشد به نیروی ماهر شما حقوق بیشتری بپردازد. «مارتین تلفر» معتقد است که انتظار حفظ کارکنان برای همیشه، امری غیرمنطقی است و باید به طریقی موجبات افزایش دورة تصدی کارکنان در سازمان را به وجود آورد (آلدرس، راب - پیترهیند، ۱۳۸۳، ص ۱۴۰ و ۶۲). میزان حقوق و دستمزد (بسته جبران خدمت) همواره یکی از عوامل مهم و تعیین کننده رضایت شغلی است بویژه اگر از دیدگاه کارکنان نیز این پرداخت منصفانه و عادلانه باشد. باور کنند که مقدار پاداش با میزان فعالیت آنان تناسب دارد. به بیانی دیگر، مدیریت مؤثر پاداش ها کاری بس دشوار و مهم است (مقیمی سیدمحمد، ۱۳۷۷، ص ۳۸۵). توجه به این مهم یکی از وظایف اصلی مدیران پروژه های فناوری اطلاعات است.

▪ منسوخ شدگی: معمولاً یکی از مشکلات اساسی کارکنان فناوری اطلاعات، منسوخ شدگی حرفه ای یا نابهنگامی است. با توجه به سرعت بسیار بالای فناوری اطلاعات و ارتباطات، اگر مدیران فناوری اطلاعات از این موضوع غافل باشند، پرسنل توانمند خود را به سرعت از دست می دهند. نابهنگامی، زمانی رخ می دهد که فرد از دانش، مهارت و توانایی شغلی لازم برخوردار نباشد. در این زمینه، «شارلوت و کو» می گوید تمام پرسنل فناوری اطلاعات که در پروژه های وسیع این حوزه کار می کنند، درمی یابند که توانایی آنها به سرعت در حال عقب ماندن از توسعة سریع فناوری است و این مسئله، آموزش ضمن کار را به امری اجتناب ناپذیر تبدیل می کند (شارلوت و کو، ۱۳۸۴). همت مدیران پروژه های فناوری اطلاعات باید وسیع بوده و آینده نگری را باید یکی از اصول اساسی کار بدانند. افراد، هنگامی کارامد خواهند بود که نه تنها منسوخ نشوند بلکه احساس عقب ماندگی و منسوخ شدگی هم نکنند. لذا باید فرصت های بازآموزی، و کار و فعالیت پژوهش کاربردی را برای پرسنل پروژه در کنار تلاش های تکراری و روزانه فراهم آورند و به این کار با دید هزینه نگاه نکنند بلکه آن را نوعی سرمایه گذاری بدانند.

▪ دانش مدیریتی و فنی مدیران فناوری اطلاعات: یکی از دلایل اصلی نارضایتی از پروژه های فناوری اطلاعات، گاهی کمبود دانش مدیر پروژه در زمینة فنی و مدیریتی است. پروژه های فناوری اطلاعات، اغلب توسط متخصصان فنی اداره می شوند. چنین افرادی، دارای تحصیلات آکادمیک در زمینه مدیریت نیستند و گاه یکی از مشکلات کارکنان پروژه های فناوری اطلاعات، عدم درک صحیح مدیران پروژه ها از فعالیت های تخصصی کارکنان پروژه است. این در حالی است که موفقیت و یا عدم موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات، بستگی به حمایت و پشتیبانی دقیق فنی و مدیریتی مدیران ارشد سازمان دارد (آلدرس. راب، پیتر هیند، ۱۳۸۳، ص ۱۱۵).

▪ محیط کار مناسب: کارمندان فناوری اطلاعات، اغلب به طریقی ناخوشایند و با دلایلی قانع کننده، از شرایط کاری خود شکایت می کنند. دفاتر شلوغ و پرسروصدا که نتیجه شوق و ذوق بیش از حد مدیریت در کاهش هزینه هاست، تأثیری منفی در ترغیب و انگیزش متخصصین دارد (دیوید یاردلی، ۱۳۸۴، ص ۲۱۰). توجه به فضای کاری و رعایت اصول ایمنی و بهداشت کار که درحوزه فناوری اطلاعات بسیار هم پرهزینه نیست، ضرورتی انکارناپذیر است. توجه به سلامت کارکنان پروژه، یکی از ارکان بهره وری پروژه هاست.

فناوری اطلاعات ابزاری کارامد در مدیریت پروژه های فناوی اطلاعات: اگر بخواهیم مدیران پروژه های فناوری اطلاعات، نقش متخصصان منابع انسانی را در مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات ایفا کنند، باید بدانیم که بهترین مسیر استفاده از ابزار فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی است. کاربرد فناوری اطلاعات در مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات باعث می شود تا این مدیران:

- فرصت بیشتری بیابند تا به سایر وظایف خود توجه کنند. درواقع به دلیل خودکارسازی فرایندها، فرصت بیشتری برای تفسیر و حل مسائل منابع انسانی در اختیار آنان قرار می گیرد.

- در چارچوب مناسب نرم افزاری، هویت و اختیارات افراد را بشناسند و به کمک خدماتی که از وب دریافت می کنند، نقش های مدیریتی را راحت تر انجام دهند (یوری دمچینکو، ۲۰۰۴).

- اطلاع رسانی، دقیق و سریع انجام می شود و تصمیمات بیشتر مبتنی بر اطلاعات صحیح باشند.

- امکان مشارکت بیشتر کارکنان و تسریع انجام وظایف متعدد منابع انسانی به وجود می آید. مدیران پروژه های فناوری اطلاعات، غالباً با دامنه ای وسیع از چالش های سازمانی، ابزارها و روش ها مواجه هستند. گرچه نمی توان به دلیل رشد سریع برنامه های کاربردی، فهرستی از نرم افزارها را برای به کارگیری ارائه داد، اما این مدیران می توانند با به کارگیری برخی ابزار نرم افزاری پیشنهادی در حوزه مدیریت سازمان خود نظیر موارد ذیل کارها را تسهیل سازند (رزویلیام، ۲۰۰۰):

الف) Process Edge: متمرکز بر مدلسازی، طراحی و ارزیابی فرایندها

ب) OPTIMAS: مرتبط با طراحی و ارزیابی سیستم های سنجش سازمان

ج) Technology Investment Advisor: مدیریت ارزیابی مالی استراتژی های فناوری

د) Decision Advisor: در ارتباط با تصمیم گیری در موقعیت های پیچیده و شرایط عدم اطمینان

و) TOP - Modeler: متمرکز بر مدیریت تغییر و تعیین بهترین گزینه و مناسب ترین راه برای تغییرات مورد نظر

● روش پژوهش

در پژوهش انجام شده در حوزه کارکنان فناوری اطلاعات یک سازمان دولتی که مشارکت فعالی در حوزه پروژه های فناوری اطلاعات دارند، به عوامل مؤثر بر بهبود عملکرد این کارکنان در پروژه ها توجه شد که به این منظور، احصاء و اولویت بندی این عوامل از دیدگاه کارکنان مدنظر قرار گرفت. روش پژوهش از نوع پیمایشی مبتنی بر پرسشنامه بود و حجم نمونه در این پژوهش، به روش نمونه گیری تصادفی ساده بدون جایگذاری و با استفاده از فرمول حجم نمونه کوکران، ۴۵ نفر تعیین شد. برای تعیین روایی پرسشنامه، از روش صوری استفاده شد و اعتبار آن مورد تأیید صاحب نظران قرار گرفت. پایایی آن نیز براساس روش محاسبة ضریب آلفای «گرانباخ» برابر با ۸۶/۰ تعیین شد. برای تحلیل داده ها نیز از روش های آماری، از جمله آزمون آماری «فریدمن»، «پیرسون»، «کی دو» و «اسپیرمن» استفاده شد. عمده ترین یافته ها بر این امر دلالت دارند که کارکنان مورد بررسی، نخست عوامل فردی، سپس عوامل شغلی و در نهایت عوامل سازمانی را در بهبود عملکرد خود مؤثر دانستند. مسئولیت پذیری، احساس تعهد به کار و سطح دانش فناوری اطلاعات فرد، از جمله مهم ترین عوامل مؤثر بر بهبود عملکرد کارکنان در سطح فردی شناخته شد. در سطح عوامل شغلی نیز توجه به فرصت های آموزشی و پژوهشی لازم و اصلاح بموقع ساختار سازمانی متناسب باتغییرات حوزه فناوری اطلاعات، از جمله مهم ترین عوامل بودند و در حوزه عوامل سازمانی، توجه به حقوق و پاداش کافی و عادلانه و توجه به محیط کار مناسب مورد توجه کارکنان قرار گرفت. در جدول ذیل، فهرست برخی از این عوامل به ترتیب اولویت ارائه شده است.

● نتیجه گیری

مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات، نسخه ای تجویز شده برای تمامی شرایط نیست و در این حوزه نمی توان برنامه ای جامع برای تمامی پروژه ها تدوین کرد. می توان گفت تقریباً تمامی کسانی که در امر مدیریت مشارکت دارند، به عدد پروژه های مختلف، تجربیاتی متفاوت را در این حوزه کسب کرده اند. هر سازمان، مسائل و مشکلات خاص خود را دارد. باید دقت کرد که یک سری مشکلات غالباً جنبة عمومی دارد و فقط ممکن است صورت آنها با هم متفاوت باشد، هرچند که راه حل مشکلات حتی در موارد یکسان، با توجه به ماهیت سازمان ها متفاوت است. یافته های این پژوهش نشان داد که توجه به مدیریت منابع انسانی در حوزه فناوری اطلاعات و مدیریت پروژه های آن، یکی از مهم ترین ارکان مدیریت است و غفلت از آن، عامل شکست پروژه های فناوری اطلاعات است.